Bokføring og regnskap

Regnskap høres kjedelig ut helt til det redder deg — ved skattemeldingen, i møte med banken eller den dagen du skal selge selskapet. Godt regnskap starter med å forstå to plikter som ofte blandes sammen: bokføringsplikt og regnskapsplikt.

Bokføringsplikt vs. regnskapsplikt

Bokføringsplikt betyr at du må registrere alle økonomiske transaksjoner løpende, med et bilag som dokumenterer hver enkelt. Nesten alle som driver næringsvirksomhet har bokføringsplikt — både ENK og AS. Reglene står i bokføringsloven.

Regnskapsplikt er noe mer: plikten til å sette opp et fullstendig årsregnskap etter regnskapsloven og sende det inn. Et AS har alltid regnskapsplikt. Et lite ENK har som regel bare bokføringsplikt, ikke full regnskapsplikt, med mindre det passerer visse størrelsesgrenser. Forskjellen er viktig: bokføring handler om den løpende ordenen, mens regnskapsplikt handler om den formelle årsrapporteringen.

Bilag, kontering og orden fra dag én

Kjernen i god bokføring er enkel: hver krone inn og ut skal ha et bilag. Et bilag er dokumentasjonen — kvitteringen, fakturaen, bankutskriften — som viser hva som skjedde. Uten bilag har du ikke lov til å bokføre kostnaden, og du mister eventuelt mva-fradraget.

Transaksjonene konteres, det vil si plasseres på riktig konto i kontoplanen (salg, varekjøp, lønn, og så videre). Bilag skal oppbevares i den tiden loven krever. Det aller viktigste rådet er å holde orden fra første dag og aldri blande privat og forretning: da blir både skattemelding og mva-oppgjør langt enklere, og du slipper å lete etter kvitteringer et halvt år senere.

Årsregnskap — hva et AS må levere

Et AS må hvert år utarbeide et årsregnskap og sende det til Regnskapsregisteret hos Brønnøysundregistrene innen fristen etter regnskapsårets slutt. Leverer du for sent, påløper et forsinkelsesgebyr som øker med tiden. Små selskaper kan bruke forenklede regler, og mange små AS kan velge bort revisjon dersom de holder seg under visse grenser — men det er en beslutning som skal gjøres bevisst. I tillegg leveres skattemelding med næringsspesifikasjon, som vi kommer tilbake til i skatteleksjonen.

Resultat er ikke det samme som penger på konto

En felle mange går i, er å blande sammen resultat og likviditet. Regnskapet føres etter bokføringstidspunktet, ikke når pengene faktisk beveger seg: en faktura du har sendt, teller som inntekt selv om kunden ennå ikke har betalt, og et varekjøp er en kostnad selv om du betaler senere. Du kan derfor vise overskudd på papiret og likevel mangle penger på konto — for eksempel fordi kundene skylder deg, eller fordi mva og skatt snart forfaller.

Løsningen er å følge med på begge deler: resultatet forteller om virksomheten tjener penger over tid, mens en enkel likviditetsoversikt forteller om du har nok kontanter til å betale det som forfaller. Sett gjerne av penger til mva og skatt på egen konto, så unngår du å bruke opp det som egentlig skal videre.

Regnskapsfører eller gjøre det selv?

Du kan føre regnskapet selv i et moderne regnskapssystem, eller sette det bort til en autorisert regnskapsfører. Å gjøre det selv er billigst og gir god innsikt i egne tall, men koster tid og krever at du forstår reglene. En regnskapsfører koster penger, men sparer deg for feil, frister og frustrasjon — særlig for et AS med lønn, mva og årsregnskap. En vanlig mellomløsning er å føre det løpende selv og la en regnskapsfører kvalitetssikre og levere årsoppgjøret.

Gjør dette nå

Avklar hvilke plikter som gjelder for din form: har du bare bokføringsplikt, eller også regnskapsplikt? Velg deretter hvordan du vil løse det — eget system eller regnskapsfører — og sett det opp nå, før bilagene begynner å hope seg opp. Opprett en fast rutine for å samle og bokføre bilag, for eksempel én fast dag i uken.