Praktisk oppstart

Selskapet er registrert — men et organisasjonsnummer alene driver ingen virksomhet. Nå kommer det praktiske oppsettet som gjør at du faktisk kan ta betalt, betale ut og drive lovlig. Denne leksjonen samler de tingene mange glemmer i farten.

Firmakonto, betaling og faktura

Første steg er en firmakonto i selskapets navn. For et AS trengs den allerede for å ta imot aksjekapitalen; for et ENK er den sterkt anbefalt for å holde privat og forretning fra hverandre. Bland aldri privatøkonomi og virksomhet — det gjør regnskapet rotete og kan skape skatteproblemer.

Skal du sende faktura, må den inneholde bestemte opplysninger etter bokføringsreglene: hvem som selger og kjøper, organisasjonsnummer (med bokstavene «MVA» etter nummeret dersom du er mva-registrert), et fortløpende fakturanummer, dato, en beskrivelse av varen eller tjenesten, beløp og eventuell merverdiavgift. De færreste lager fakturaer for hånd i dag — et regnskaps- eller faktureringssystem sørger for at kravene oppfylles automatisk og at bilagene havner rett i regnskapet.

Forsikringer og pensjon

Har selskapet ansatte, er yrkesskadeforsikring lovpålagt. I tillegg bør du vurdere ansvarsforsikring og forsikring av utstyr og verdier ut fra hva virksomheten driver med.

Pensjon skiller AS og ENK. Et AS med ansatte har som hovedregel plikt til obligatorisk tjenestepensjon (OTP) når visse vilkår er oppfylt — sjekk kravene hos tilbyderne eller Skatteetaten. En eier i et ENK er ikke ansatt og omfattes ikke av OTP, men bør spare til egen pensjon privat, blant annet gjennom ordninger som er laget for selvstendig næringsdrivende. Gjeldende grenser og satser endres, så bruk offisielle kilder for tallene.

Avtaler du bør ha på plass

Noen avtaler er verdt å ordne tidlig. Er dere flere eiere i et AS, bør dere ha en aksjonæravtale som regulerer hva som skjer hvis noen vil selge seg ut, hvordan beslutninger tas og hva som skjer ved uenighet (mer om dette i modul 4). Du bør også ha ryddige kundeavtaler eller salgsvilkår, slik at det er klart hva du leverer og på hvilke betingelser.

Behandler du personopplysninger — kundelister, e-postadresser, brukerdata — gjelder personvernreglene (GDPR). Da må du ha et bevisst forhold til hvilke data du samler inn og hvorfor, og du trenger ofte en databehandleravtale med leverandører som lagrer data på dine vegne.

Digitale verktøy og Altinn-roller

Mye av kontakten med det offentlige går gjennom Altinn. Her mottar du meldinger, leverer mva og a-melding, og finner offentlige skjemaer. Sett opp rollene og rettighetene riktig tidlig: bestem hvem som kan se og sende på vegne av selskapet, og deleger tilgang til regnskapsfører eller medarbeidere som trenger det. Med et godt regnskapssystem, BankID og ryddige Altinn-roller er den løpende administrasjonen langt enklere.

Å faktisk få betalt

Å sende faktura er én ting; å få pengene inn er en annen. Bestem tidlig hvilke betalingsbetingelser du opererer med (for eksempel betaling innen et bestemt antall dager), og hvordan kundene skal betale — bankoverføring, kort- eller nettbetaling, eller en betalingsløsning integrert i nettbutikken. For løpende salg til forbrukere trengs ofte en betalingsterminal eller en nettbetalingsleverandør.

Ha også en plan for ubetalte fakturaer før du trenger den. En vennlig påminnelse, deretter en formell purring med purregebyr, og til slutt eventuelt inkasso, er den vanlige rekkefølgen. God likviditet i en oppstart handler like mye om å få betalt i tide som om å selge — mange ellers sunne virksomheter går tom for penger fordi kundene betaler for sent.

Gjør dette nå

Opprett firmakonto i selskapets navn. Velg et faktura- eller regnskapssystem og sett opp en fakturamal som oppfyller kravene. List deretter opp hvilke Altinn-roller som må delegeres, og hvilke avtaler (aksjonæravtale, salgsvilkår, databehandleravtale) som er aktuelle for din virksomhet. Kryss av etter hvert som de kommer på plass.